INTEGRITETSPOLICY

Kontaktpersoner hos kundföretag

OmniProcess AB
Version 01, uppdaterad den 2018-05-25

1. INLEDNING
Denna integritetspolicy syftar till att du som kontaktperson hos ett kundföretag eller potentiellt kundföretag till OmniProcess AB (”Bolaget”) ska få information om hur Bolaget hanterar dina personuppgifter. Integritetspolicyn beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande. De kundföretag med vilka Bolaget har en avtalsrelation eller ska inleda en avtalsrelation med kallas nedan för ”Kunder”. De företag som Bolaget kontaktar utan att ha en befintlig eller nära förestående kundrelation till kallas för ”Potentiella Kunder”.

2. VEM ÄR PERSONUPPGIFTSANSVARIG?
Bolaget är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som samlas in avseende Kunders och Potentiella Kunders kontaktpersoner.

Nedan finner du Bolagets kontaktuppgifter:

OmniProcess AB, 556215-4707

Vretenvägen 12, 171 54 SOLNA

Tel: 08-564 808 40

Vid frågor om Bolagets behandling av dina personuppgifter, vänligen kontakta Anette Monda Plejbo på [email protected]remove-this.omniprocess.se / 08-564 808 47

3. TYPER AV PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS

3.1 Kunder
Bolaget behandlar följande personuppgifter om Kunders kontaktpersoner.

(a) Namn

(b) Telefonnummer

(c) Mejladress

Om Kunden är din egen enskilda firma kan vi även komma att inhämta följande uppgifter.

(a) Firmans organisationsnummer (vilket även är ditt personnummer)

(b) Kreditupplysning för din enskilda firma

Behandlingen av ovanstående personuppgifter är nödvändiga för att Bolaget ska kunna fullgöra det avtal som Bolaget har med Kunden. För det fall att dessa uppgifter inte kan behandlas, kan avtalet med Kunden inte fullgöras. Uppgifterna samlas in från dig själv och/eller Kunden som du företräder.

Bolaget sparar också Kundernas köphistorik, dvs. uppgift om köpt produkt, antal, datum och pris.

3.2 Potentiella kunder
Bolaget behandlar uppgift om namn, kontaktuppgifter och befattning avseende kontaktpersoner hos Potentiella Kunder. Uppgifterna samlas in från besök, mässor och evenemang, telefonsamtal, hemsidor och dyl.

4. ÄNDAMÅL, RÄTTSLIG GRUND OCH LAGRINGSTID

4.1 Kunder

4.1.1 Kundadministration
Namn och kontaktuppgifter behandlas för att Bolaget ska kunna fullgöra köpet, leverera varan till Kunden och för att i övrigt administrera Kundens beställningar och att tillhandahålla service till Kunden efter köpet, samt för att i övrigt utöva sina rättigheter och skyldigheter under avtalet med Kunden. Om Kunden inte är en enskild firma utförs behandlingen med en intresseavvägning som rättslig grund, där Bolagets berättigade intresse är att kunna fullgöra avtalet med Kunden och ge Kunden god service.  Om Kunden är en enskild firma är den lagliga grunden för behandlingen att den är nödvändig för att Bolaget ska kunna uppfylla avtalet med Kunden.

Enskilda firmors organisationsnummer/personnummer behandlas vid köp mot faktura. Behandlingen utförs med en intresseavvägning som rättslig grund, där Bolagets berättigade intresse är att kunna fastställa identiteten hos kunden.

En kreditupplysning avseende enskilda fimor kan komma att behandlas för att Bolaget ska kunna säkerställa Kundens betalningsduglighet. Behandlingen är baserad på en intresseavvägning där Bolagets berättigade intresse är att bedöma möjligheten att erhålla betalning.

Ovan angivna uppgifter sparas så länge det är nödvändigt för de ändamål som anges ovan.

4.1.2 Returer, garantianspråk och produktansvar
Bolaget sparar uppgifter om Kundens köphistorik samt eventuell korrespondens och dokumentation avseende de produkter som Kunden har köpt. I sådan dokumentation kan det förekomma att kontaktpersonens namn och andra uppgifter som rör kontaktpersonen förekommer.  Bolaget sparar sådan dokumentation så länge och i den utsträckning som det är nödvändigt för att Bolaget ska kunna ge Kunden kvalificerad service efter köpet, samt för att hantera eventuella reklamationer, garantianspråk och krav under produktansvarslagen. Uppgifterna sparas för dessa ändamål med stöd av en intresseavvägning.

4.1.3 Direktmarknadsföring
Bolaget kan även komma att behandla din mejladress för direktmarknadsföring. Marknadsföringen består i att Bolaget via mejl skickar nyhetsbrev och erbjudanden om varor/tjänster som vi bedömer vara relevanta i din yrkesutövning.

Till enskilda firmor kan nyhetsbrev och erbjudanden skickas ut via mejl i upp till 12 månader efter Kundens senaste köp. Till kontaktpersoner hos kundföretag som inte är enskilda firmor kan nyhetsbrev och erbjudanden skickas ut via mejl i upp till fem år efter Kundens senaste köp.

Nyhetsbrev och marknadsföringsmejl skickas endast under förutsättning att du inte har motsatt dig sådan marknadsföring, och du kan när som helst välja att avregistrera dig från våra nyhetsbrev och marknadsföringsmejl. För att avregistrera dig, vänligen kontakta Bolaget på [email protected]remove-this.omniprocess.se eller använd länken för avregistrering som finns i varje nyhetsbrev/mejl.

Marknadsföringen sker med en intresseavvägning som rättslig grund, där Bolagets berättigade intresse är att marknadsföra sina produkter.

4.1.4 Övrigt
Utöver vad som angivits ovan kan Bolaget komma att behandla dina personuppgifter om det är nödvändigt för uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt tillämplig lag, eller för att Bolaget ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

4.2 Potentiella Kunder
Bolaget använder kontaktpersonernas uppgifter i marknadsföringssyfte med stöd av en intresseavvägning. Marknadsföringen består av mejlutskick av nyhetsbrev och erbjudanden som vi bedömer vara relevanta för dig i din yrkesutövning. Nyhetsbrev och marknadsföringsmejl skickas endast under förutsättning att du inte har motsatt dig sådan marknadsföring, och du kan när som helst välja att avregistrera dig från våra nyhetsbrev och marknadsföringsmejl. För att avregistrera dig, vänligen skicka ett mejl till Bolaget på [email protected]remove-this.omniprocess.se eller använd länken för avregistrering som finns i varje nyhetsbrev/mejl.

Dina uppgifter sparas så länge som Bolaget behöver uppgifterna för den eller de marknadsföringskampanjer för vilka uppgifterna samlades in, förutsatt att du inte dessförinnan har motsatt dig marknadsföringen. Marknadsföringen sker med en intresseavvägning som rättslig grund, där Bolagets berättigade intresse är att marknadsföra sina produkter.

5. VILKA KAN VI KOMMA ATT DELA DINA UPPGIFTER MED?
Bolaget kan komma att överföra dina personuppgifter till leverantörer, budfirmor och systemleverantörer. Dessa mottagare har endast rätt att behandla dina personuppgifter för Bolagets räkning i samband med att de utför en tjänst för Bolaget, t.ex. att leverera en beställd vara till Kunden. Bolaget vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med sådana utvalda tredje parter.

Bolaget kan också komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter, t.ex. Skatteverket, om vi är skyldiga att göra det enligt lag. För det fall att hela eller delar av Bolagets verksamhet avyttras kan Bolaget komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten.

6. ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER UTANFÖR EU/EES?
Dina personuppgifter kommer endast att behandlas inom EU/EES.

7. DINA RÄTTIGHETER
Du har vissa lagstadgade rättigheter som du kan göra gällande mot Bolaget. Nedan följer en sammanfattning av dessa rättigheter. För fullständig information om dina rättigheter, vänligen se Dataskyddsförordningen, Avsnitt 3–5.

(a) Rätt till tillgång/registerutdrag. Du har rätt att få svar på huruvida Bolaget behandlar personuppgifter om dig. Om så är fallet har du rätt till information om bl.a. vilka personuppgifter som behandlas, ändamålen med behandlingen, vilka externa mottagare som tar del av dina personuppgifter och hur länge vi sparar dina personuppgifter.

(b) Rätt till dataportabilitet (endast enskilda firmor). Om du är kund genom enskild firma har du rätt att begära en kopia av de personuppgifter som du har tillhandahållit Bolaget i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har även rätt att begära att Bolaget överför dessa personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till dataportabilitet gäller för personuppgifter som behandlas på automatiserad väg, och som grundas på ditt samtycke eller på ett avtal där du är part.

(c) Rättelse av felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att Bolaget korrigerar felaktig eller icke komplett information om dig själv.

(d) Radering av vissa uppgifter. Du har rätt att begära att Bolaget raderar dina personuppgifter under vissa förutsättningar, t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål som vi samlade in personuppgifterna för.

(e) Rätt att göra invändningar mot Bolagets behandling av personuppgifter. Du har rätt att under vissa förutsättningar invända mot Bolagets behandling av dina personuppgifter.

(f) Rätt att invända mot direktmarknadsföring. Du har rätt att när som helst invända mot att Bolaget behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring. Om du invänder mot sådan behandling ska Bolaget utan onödigt dröjsmål upphöra med all direktmarknadsföring till dig.

(g) Rätt till begränsning av behandling dina personuppgifter. Du har rätt att begära en begränsning av Bolagets behandling av dina personuppgifter i vissa fall. Om du exempelvis har bestridit att dina personuppgifter är korrekta, kan du begära begränsning av behandlingen under en tid som ger Bolaget möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.

(h) Klagomål. Om du har klagomål avseende Bolagets behandling av dina personuppgifter, har du rätt att inge sådant klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Om du vill framställa begäran om registerutdrag, dataportabilitet, rättelse, radering, invändning eller begränsning, vänligen kontakta Bolaget på [email protected]remove-this.omniprocess.se.

8. ÄNDRINGAR I INTEGRITETSPOLICYN
Bolaget förbehåller sig rätten att göra ändringar i denna integritetspolicy. Om sådana ändringar sker kommer detta att aviseras via mail.